{"id":6218,"date":"2026-03-05T22:38:38","date_gmt":"2026-03-05T21:38:38","guid":{"rendered":"https:\/\/val.samdesignstudio.com\/?p=6218"},"modified":"2026-03-05T22:41:05","modified_gmt":"2026-03-05T21:41:05","slug":"implantar-un-sistema-de-gestion-documental-beneficios-y-como-evitar-el-fracaso","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/valpatek.com\/it\/implantar-un-sistema-de-gestion-documental-beneficios-y-como-evitar-el-fracaso\/","title":{"rendered":"Implantar un Sistema de Gesti\u00f3n Documental \u2013 Beneficios y c\u00f3mo evitar el fracaso"},"content":{"rendered":"<div class=\"wpb-content-wrapper\"><p>[vc_row][vc_column][vc_column_text css=&#8221;&#8221; css_params=&#8221;&#8221;]Desde hace d\u00e9cadas, las grandes organizaciones se enfrentan al desaf\u00edo de ordenar el ingente volumen de informaci\u00f3n corporativa en el que se almacenan sus documentos ya sea en papel, archivos electr\u00f3nicos, bases de datos o portales corporativos. En los a\u00f1os 90, se empez\u00f3 a desarrollar lo que se denomin\u00f3 como la \u201cgesti\u00f3n del conocimiento\u201d, cuya finalidad era medir y conservar, el capital intelectual de una empresa.<\/p>\n<p>En los inicios del siglo XXI, el objetivo de muchas organizaciones era evitar la generaci\u00f3n de este tipo de informaci\u00f3n en formato papel, pero el desconocimiento inicial ante los sistemas de gesti\u00f3n documental por parte de las grandes empresas conllev\u00f3 a la coexistencia de los documentos en papel y en formato electr\u00f3nico ante el miedo a perderlos. Esta duplicidad supuso, en muchas ocasiones, un incremento del tiempo invertido en la gesti\u00f3n, que sin duda repercuti\u00f3 en los beneficios empresariales. A todo ello, se a\u00f1ade el aumento de los contenidos, cuyo crecimiento es exponencial.<\/p>\n<p>Como es evidente fueron las empresas de grandes dimensiones las primeras en implantar tecnolog\u00edas que dieran una \u00f3ptima soluci\u00f3n a su gesti\u00f3n documental, tras haber llegado a la conclusi\u00f3n de que la clave para la organizaci\u00f3n del conocimiento pasaba por identificarlo, garantizar su captura y almacenamiento estructurado, as\u00ed como su recuperaci\u00f3n, distribuci\u00f3n e intercambio.<\/p>\n<h2>Visi\u00f3n estrat\u00e9gica de la compa\u00f1\u00eda<\/h2>\n<p>Una vez que las organizaciones tomaron conciencia de que era preciso ordenar y guardar sus documentos de una manera l\u00f3gica y estructurada, tanto para su uso diario como para su posterior recuperaci\u00f3n, es cuando se puso de manifiesto la necesidad de implantar un Sistema de Gesti\u00f3n Documental Corporativa. El objeto de incorporarlo era proporcionar un modelo de gesti\u00f3n y una herramienta inform\u00e1tica que garantizase el acceso y la disponibilidad de la informaci\u00f3n con el fin de mejorar su productividad, su capital intelectual y su conocimiento.<\/p>\n<p>Los principales beneficios para una gran empresa de implantar un Sistema de Gesti\u00f3n Documental Corporativa se pueden resumir en que: permite compartir la informaci\u00f3n de la compa\u00f1\u00eda de forma \u00f3ptima y segura, tanto como si est\u00e1 ubicada en una o varias sedes; preserva el conocimiento de la organizaci\u00f3n, porque los datos fluyen de manera \u00e1gil y sencilla; y resuelve la incertidumbre que, a menudo, pueden plantear las versiones de los documentos.<\/p>\n<h2>Implantaci\u00f3n de la tecnolog\u00eda de un Sistema de Gesti\u00f3n Documental<\/h2>\n<p>A la hora de implantar un proyecto de gesti\u00f3n documental hay que tener en cuenta tanto los aspectos materiales como los inmateriales. Entre los primeros destacan los recursos tangibles con los que cuenta la empresa, como por ejemplo es el equipo inform\u00e1tico. Y entre los segundos, hay que considerar los recursos humanos disponibles, su formaci\u00f3n documental, as\u00ed como sus conocimientos inform\u00e1ticos. Adem\u00e1s, dentro del coste de la implantaci\u00f3n del Sistema de Gesti\u00f3n Documental, tambi\u00e9n hay que valorar el software y el hardware extra que se va a necesitar, los servicios profesionales externos, si fueran necesarios, sin olvidarse de las horas de dedicaci\u00f3n internas de los usuarios y de los responsables del proyecto.<\/p>\n<p>La gesti\u00f3n documental es una \u201cespecialidad\u201d relativamente joven en el \u00e1mbito de la documentaci\u00f3n y por esa raz\u00f3n las organizaciones no suelen disponer de unidades dedicadas a estas tareas. En algunos casos se asignan estas funciones a departamentos ya existentes; y en otros, se crea desde cero una nueva secci\u00f3n con el consiguiente esfuerzo organizativo y presupuestario.<\/p>\n<p>De modo que una medida pr\u00e1ctica para garantizar la \u00f3ptima implantaci\u00f3n del software de gesti\u00f3n documental corporativa es la creaci\u00f3n de un departamento que se encargue exclusivamente a esta ardua tarea. Esta nueva divisi\u00f3n, adem\u00e1s de liderar esta iniciativa, deber\u00e1 definir un nuevo modelo de gesti\u00f3n de documentos; determinar las diferentes herramientas que cubrir\u00e1n los requerimientos funcionales, t\u00e9cnicos y de integraci\u00f3n; crear un \u201cplan de acci\u00f3n\u201d, dentro del que forma parte el proyecto piloto como punto de inicio para la extensi\u00f3n futura al resto de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n<p>La direcci\u00f3n, el equipo inform\u00e1tico, los documentalista, los consultores y los usuarios de esa compa\u00f1\u00eda son los protagonistas en la implantaci\u00f3n de este complejo proyecto, por lo que es necesario contar con la opini\u00f3n de cada uno de ellos. Los clientes de la empresa tambi\u00e9n tienen mucha importancia porque, como consumidores de informaci\u00f3n, pasan de un perfil pasivo a otro activo, que interact\u00faa desde el primer momento con los documentos, ya que los crean, reciben, gestionan y demandan cantidades crecientes.<\/p>\n<p>La coordinaci\u00f3n y colaboraci\u00f3n entre todos los actores es b\u00e1sica para el buen desarrollo del proyecto. Desde su principio, se deben definir y asignar las responsabilidades y las competencias vinculadas con su gesti\u00f3n e informar en todo momento a las partes implicadas.<\/p>\n<h2>Proyecto piloto de Gesti\u00f3n Documental Corporativa<\/h2>\n<p>La implantaci\u00f3n de un Sistema de Gesti\u00f3n Documental Corporativa en las grandes organizaciones es m\u00e1s compleja de lo que a priori pudiera parecer, ya que hay que tener en cuenta cientos o miles de empleados, decenas de departamentos, diferentes sedes, as\u00ed como objetivos y m\u00e9todos de trabajo heterog\u00e9neos.<\/p>\n<p>Que la implantaci\u00f3n de una soluci\u00f3n corporativa d\u00e9 una respuesta adecuada y global en un primer momento es realmente dif\u00edcil. Por ese motivo, hay que comenzar con un Proyecto Piloto, ya que el \u00e9xito de la gesti\u00f3n de cualquier iniciativa reside en que se alcance su objetivo en el tiempo preestablecido, ajustado al presupuesto, y de acuerdo con los est\u00e1ndares de calidad acordados.<\/p>\n<p>Como primera fase de la implantaci\u00f3n un Sistema de Gesti\u00f3n Documental es recomendable abordar el proyecto piloto en un \u00e1mbito reducido, donde se puedan desarrollar todas las tareas derivadas de una implantaci\u00f3n de estas caracter\u00edsticas y analizar las buenas y malas pr\u00e1cticas para la extensi\u00f3n futura del mismo. Por un lado, permite asegurar que el modelo documental es el \u00f3ptimo y la herramienta inform\u00e1tica seleccionada la adecuada; y por el otro que se est\u00e1n llevando a cabo correctamente las estrategias de gesti\u00f3n del cambio, fundamentales para vencer la amenaza del rechazo al reto \u201ctecnol\u00f3gico\u201d y ayudar a dominar la ansiedad que provocan los cambios.<\/p>\n<p>La metodolog\u00eda empleada para la implantaci\u00f3n de un Sistema de Gesti\u00f3n Documental Corporativa, habitualmente basada en la gesti\u00f3n tradicional de proyectos, debe orientarse a la satisfacci\u00f3n de la organizaci\u00f3n y de los usuarios que la integran, cuyo papel -a su vez- debe acomodarse hacia un rol m\u00e1s activo.<\/p>\n<p>Puede que el proceso de transformaci\u00f3n lleve impl\u00edcito la resistencia al cambio, que dificulta el redise\u00f1o de la cultura documental porque conlleva nuevas formas de trabajo, nuevos estilos de gesti\u00f3n y nuevas competencias. Por ese motivo, es importante que desde la Direcci\u00f3n se mantenga informada a la plantilla tanto de las diferentes fases del proceso de la implantaci\u00f3n del sistema de gesti\u00f3n documental, como de los logros que se van consiguiendo.<\/p>\n<p>Por \u00faltimo, es importante recalcar que contar con el asesoramiento y recursos de una empresa experta en tecnolog\u00eda de Gesti\u00f3n Documental asegurar\u00e1 una correcta implantaci\u00f3n, reduciendo tiempos y garantizando el resultado.<\/p>\n<p><strong>Julio A. Olivares<\/strong><br \/>\n<strong>Presidente y fundador de DocPath<\/strong>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row]<\/p>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>[vc_row][vc_column][vc_column_text css=&#8221;&#8221; css_params=&#8221;&#8221;]Desde hace d\u00e9cadas, las grandes organizaciones se enfrentan al desaf\u00edo de ordenar el ingente volumen de informaci\u00f3n corporativa en el que se almacenan sus documentos ya sea en papel, archivos electr\u00f3nicos, bases de datos o portales corporativos. 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